Anleitung & Hilfe

1 Einführung

Was ist ProjektplanPro?

ProjektplanPro ist ein webbasiertes Werkzeug für die visuelle Projekt- und Terminplanung mit einem Gantt-Diagramm. Sie erfassen Aufgaben in einer Tabelle und sehen daneben sofort die zeitliche Abfolge als Balkenplan. Termine, Abhängigkeiten, Feiertage und Ferien werden automatisch berücksichtigt. Alle Daten werden sicher in der Cloud gespeichert, sodass Sie von jedem Gerät auf Ihre Pläne zugreifen können.

Für wen ist das Tool gedacht?

Das Tool eignet sich für alle, die Termine und Aufgaben übersichtlich planen möchten – von Einzelpersonen über kleine Teams bis hin zu projektorientierten Unternehmen, etwa im Maschinen- und Anlagenbau, in Handwerk, Bau, Eventplanung oder Beratung.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

• Aufgabentabelle mit frei konfigurierbaren Spalten und Gantt-Balkenplan
• Automatische Terminberechnung (vorwärts und rückwärts) inklusive Vorgänger-Abhängigkeiten mit Versatz
• Berücksichtigung von Arbeitswoche, Feiertagen und Betriebsferien
• Tages- und Wochenansicht mit einstellbarer Kalenderlänge
• Meilensteine, Abhängigkeitspfeile, Unteraufgaben und farbige Markierungen
• Zeilen-Notizen, Projektdaten, eigenes Logo und Branding
• Export nach Excel, JSON-Sicherung und mehrseitiger PDF-Druck
• Teamarbeit mit Rollen, Einladungen und einem öffentlichen Lese-Link zum Teilen
• Cloud-Speicherung mit automatischer Konflikt-Erkennung

2 Erste Schritte

2.1 Aufruf der Anwendung

Die Anwendung erreichen Sie im Browser unter app.projektplanpro.de. Informationen, Preise und Anleitung finden Sie auf der Startseite projektplanpro.de.

2.2 Registrierung

• Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf „Registrieren“.
• Geben Sie Ihren Namen bzw. Account-Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort ein und stimmen Sie den AGB zu.
• Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail (Double-Opt-In). Klicken Sie auf den darin enthaltenen Link, um Ihr Konto zu aktivieren.
• Anschließend können Sie sich anmelden.

2.3 Anmelden

Geben Sie E-Mail-Adresse und Passwort ein und klicken Sie auf „Anmelden“. Sie bleiben für längere Zeit angemeldet, bis Sie sich aktiv abmelden.

2.4 Passwort vergessen / Passwort ändern

• Passwort vergessen: Über den Link auf der Anmeldeseite fordern Sie eine E-Mail mit einem Zurücksetzen-Link an.
• Passwort ändern: Im angemeldeten Zustand über das Dreipunktmenü ⋯ → „Passwort ändern“.

2.5 Abmelden

Über das Dreipunktmenü ⋯ → „Logout“ melden Sie sich ab.

3 Pläne verwalten

Ein „Plan“ ist ein einzelnes Projekt mit seiner Aufgabentabelle, dem Gantt-Diagramm und allen Einstellungen. Sie können beliebig viele Pläne anlegen (je nach Tarif) und zwischen ihnen wechseln.

3.1 Das Fenster „Meine Pläne“

Über die Schaltfläche „💾 Meine Pläne“ in der Kopfzeile öffnen Sie die Plan-Verwaltung. Dort sehen Sie alle aktiven Pläne und können sie öffnen, umbenennen, löschen, neu anlegen oder archivieren.

3.2 Neuen Plan erstellen

• „Meine Pläne“ öffnen.
• Im Feld „Neuer Plan – Name eingeben…“ einen Namen eintragen.
• Auf „+ Neu erstellen“ klicken. Der neue Plan startet mit fünf leeren Zeilen und der ID 1.

3.3 Plan öffnen / wechseln

Klicken Sie in der Liste auf einen Plan, um ihn zu öffnen. Beim Laden erscheint ein kurzer Lade-Hinweis. Der Name des aktuell geöffneten Plans wird unter dem Speicherdatum angezeigt.

3.4 Plan umbenennen und löschen

• Umbenennen: über die entsprechende Schaltfläche neben dem Plan in der Liste.
• Löschen: nur für Inhaber/Admin möglich; gelöschte Pläne können nicht wiederhergestellt werden.

3.5 Pläne archivieren und wiederherstellen

Nicht mehr benötigte Pläne können Sie archivieren, ohne sie zu löschen. Ziehen Sie einen Plan per Drag & Drop auf den Archiv-Bereich oder nutzen Sie den Archiv-Tab. Archivierte Pläne lassen sich jederzeit wiederherstellen oder endgültig löschen.

4 Die Benutzeroberfläche im Überblick

Die Oberfläche gliedert sich in drei Bereiche: die Kopfzeile mit Logo und Schaltflächen, die Steuerleiste mit dem Kalenderstart und den Projektdaten sowie den Hauptbereich aus Aufgabentabelle (links) und Gantt-Diagramm (rechts).

4.1 Kopfzeile und Schaltflächen

• ✎ Notizen – allgemeine Notizen zum Plan.
• 📋 Projektdaten – Stammdaten des Projekts (Kapitel 10).
• 💾 Meine Pläne – Plan-Verwaltung (Kapitel 3).
• ☁️ Cloud speichern – speichert den aktuellen Stand sofort in der Cloud (zusätzlich zum automatischen Speichern bei jeder Änderung).
• ⋯ Weitere Optionen – das Dreipunktmenü mit allen übrigen Funktionen.

Oberhalb der Schaltflächen werden Ihre angemeldete E-Mail-Adresse und Ihre Rolle (Inhaber, Admin, Bearbeiter oder Betrachter) angezeigt.

4.2 Das Dreipunktmenü ⋯

Hinter dem ⋯-Symbol sind die Funktionen in vier übersichtliche Abschnitte gegliedert:

• Ansicht & Ausgabe: Layout, Drucken, Export / Import.
• Plan: Baseline-Pläne, Plan teilen, Team verwalten (nur Team-Tarif).
• Konto: aktueller Tarif, Upgrade, Passwort ändern, Info.
• Hilfe & Rechtliches: Anleitung sowie AGB, Impressum und Datenschutz.

Ganz unten finden Sie Abmelden. (Das Speichern in der Cloud erfolgt jetzt direkt über die Schaltfläche „Cloud speichern“ in der Kopfzeile.)

4.3 Steuerleiste

In der Steuerleiste stellen Sie den KALENDERSTART (das Anfangsdatum des sichtbaren Zeitraums) ein und sehen – falls aktiviert – Projektname, Projektnummer und Lieferdatum.

5 Aufgaben und Tabelle bearbeiten

5.1 Die Spalten der Tabelle

Jede Zeile ist eine Aufgabe. Die Tabelle bietet folgende Spalten:

5.2 Zellen bearbeiten

Klicken Sie in eine Zelle und tippen Sie den Inhalt. Datumsfelder können Sie direkt als TT.MM.JJJJ eingeben oder über das Kalender-Symbol auswählen. Änderungen werden automatisch in der Cloud gespeichert.

5.3 Zeile hinzufügen

• Über die Schaltfläche „Neue Zeile“ wird unten eine Zeile angehängt.
• Zeile einfügen: Rechtsklick auf die Notiz- oder Ziehen-Spalte (ganz links) → „Zeile einfügen“. Die neue Zeile wird – wie in Excel – oberhalb der angeklickten Zeile eingefügt.

5.4 Zeile löschen und verschieben

• Löschen: Rechtsklick auf die linke Spalte → „Zeile löschen“.
• Verschieben: Zeilen lassen sich am Ziehen-Griff per Drag & Drop in eine andere Reihenfolge bringen. Auch Abschnitts-/Trennzeilen (Typ „X“) sind verschiebbar.

5.5 Zellen einfärben

Sie können einzelne Eingabezellen – auch mehrere pro Zeile unabhängig voneinander – farblich hervorheben, um gleichartige Aufgaben zu kennzeichnen:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die gewünschte Zelle – beim ersten Klick erscheint das normale Browser-Menü.
• Klicken Sie innerhalb einer halben Sekunde erneut mit der rechten Maustaste auf dieselbe Zelle. Jetzt öffnet sich das Farbmenü.
• Wählen Sie eine der acht Pastellfarben oder „✕ Keine Farbe“, um die Einfärbung zu entfernen.

6 Spalten anpassen

6.1 Spalten ein- und ausblenden

Über das Layout-Menü (⋯ → Layout) bzw. die Spaltenverwaltung legen Sie fest, welche Spalten sichtbar sind und welche fixiert (immer sichtbar beim horizontalen Scrollen) bleiben.

6.2 Spaltenbreite ändern

• Ziehen Sie die Trennlinie zwischen zwei Spaltenköpfen mit der linken Maustaste, um die Breite zu verändern.
• Ein Doppelklick auf die Trennlinie passt die Breite automatisch an den Inhalt an (Auto-Fit, wie in Excel).
• Die eingestellten Breiten werden gespeichert und beim nächsten Login wiederhergestellt.

6.3 Spalten-Tooltips

Wenn Sie den Mauszeiger über einen Spaltenkopf bewegen, erscheint ein kleines Info-Fenster mit der Erklärung der jeweiligen Spalte.

7 Terminplanung und Datumslogik

7.1 Vorwärts- und Rückwärtsberechnung

• Vorwärts: Geben Sie Start und Dauer ein – das Ende wird automatisch berechnet.
• Rückwärts: Geben Sie das Ende und die Dauer ein – der Start wird rückwärts berechnet (die Dauer bleibt fix).

7.2 Vorgänger (Abhängigkeiten)

In der Spalte „Vorgänger“ verknüpfen Sie eine Aufgabe mit einer vorausgehenden Aufgabe, indem Sie deren ID eintragen. Die Aufgabe startet dann automatisch nach dem Ende des Vorgängers, und es wird ein Verbindungspfeil im Gantt gezeichnet.

7.2.1 Versatz (Lag/Lead) und Beziehungstypen

Sie können den Abstand zum Vorgänger feinjustieren:

7.3 Arbeitswoche definieren

Im Layout-Menü legen Sie über drei Optionen fest, welche Tage als Arbeitstage gelten: Mo–Fr, Mo–Sa oder Mo–So. Feiertage werden in allen Modi herausgerechnet.

7.4 Feiertage

Über das Feiertage-Fenster pflegen Sie die für Ihr Projekt relevanten Feiertage (Datum und Bezeichnung). Feiertage werden bei allen Berechnungen wie arbeitsfreie Tage behandelt und im Kalender markiert.

7.5 Betriebsferien

Im Ferien-Fenster tragen Sie Zeiträume für Betriebsferien ein (Von, Bis, Bezeichnung). Diese werden in der Tageszeile des Kalenders hellblau hervorgehoben.

8 Kalenderansichten

8.1 Tages- und Wochenansicht

Sie können zwischen einer Tagesansicht (jede Spalte = ein Tag) und einer Wochenansicht (Spalten je Kalenderwoche) umschalten. Meilensteine und Lieferdaten werden in beiden Ansichten korrekt positioniert.

8.2 Kalenderstart

Das Feld KALENDERSTART bestimmt das erste sichtbare Datum. So verschieben Sie den dargestellten Zeitraum, ohne die Aufgaben zu verändern.

8.3 Kalenderlänge

Im Layout-Menü stellen Sie die Kalenderlänge in Monaten ein (1 bis 36). Der dargestellte Zeitraum wird entsprechend verlängert oder verkürzt. Die Einstellung wird pro Plan gespeichert.

8.4 Farbliche Hervorhebungen

• Gerade und ungerade Monate sind in der Monatszeile unterschiedlich eingefärbt.
• Wochenenden und Feiertage werden – abhängig von der Arbeitswoche-Einstellung – grau bzw. dezent hinterlegt.

9 Das Gantt-Diagramm

9.1 Balken und Farben

Jede Aufgabe wird als Balken dargestellt. Die Balkenfarbe legen Sie in der Spalte „Farbe“ fest. Im Menü „Automatische Farben“ können Sie zudem bis zu 15 Farbregeln definieren.

9.2 Meilensteine

Aufgaben ohne Dauer werden als Meilenstein-Diamant dargestellt. Auch Abhängigkeitspfeile zu und von Meilensteinen werden korrekt an den Außenkanten des Diamanten gezeichnet.

9.3 Abhängigkeitspfeile

Verknüpfte Aufgaben (siehe Kapitel 7.2) werden durch Pfeile verbunden, die die Reihenfolge sichtbar machen.

9.4 Unteraufgaben und Einrückung

Sie können Aufgaben hierarchisch gliedern. Setzen Sie den Cursor in die Spalte „Aufgabe“ und nutzen Sie:

• Strg + Pfeil rechts – eine Ebene einrücken (Unteraufgabe).
• Strg + Pfeil links – eine Ebene ausrücken.

Jede Ebene wird um einen festen Betrag eingerückt und durch eine Linie gekennzeichnet.

9.5 Balken per Drag & Drop verschieben

Sie können einen Gantt-Balken direkt mit der Maus greifen und horizontal verschieben, um die Aufgabe früher oder später zu legen. Beim Loslassen rastet der Balken taggenau ein; Start- und Enddatum der Aufgabe werden automatisch angepasst.

• Beginnt ein Balken nach dem Verschieben auf einem Wochenende oder Feiertag, wird er automatisch auf den nächsten Arbeitstag korrigiert.
• Hängen Nachfolger an der Aufgabe, verschieben sich diese passend mit (Vorgänger-Kaskade).

10 Projektdaten und Layout

10.1 Projektdaten erfassen

Über „📋 Projektdaten“ hinterlegen Sie Stammdaten wie Projektname, Projektnummer, Lieferdatum, Auftraggeber, Projektleiter, Ersteller, Teammitglieder, Start- und Enddatum sowie allgemeine Informationen. Diese Angaben werden pro Plan gespeichert.

10.2 Projektdaten in der Kopfzeile anzeigen

Über Kontrollkästchen legen Sie fest, ob Projektname, Projektnummer und Lieferdatum oberhalb des Kalenders eingeblendet werden. Der Projektname erscheint dabei als gut sichtbare Überschrift; Projektnummer und Lieferdatum stehen als kompakte Markierungen daneben.

10.3 Eigenes Logo

Im Layout-Menü laden Sie ein eigenes Logo hoch. Es wird automatisch skaliert und links neben dem Titel angezeigt. Ein Klick auf das Logo entfernt es wieder.

10.4 Layout-Menü und Standard speichern

Das Layout-Menü (⋯ → Layout) bündelt die Darstellungs-Einstellungen: Kalenderlänge, Arbeitswoche, Spaltenverwaltung, automatische Farben und Logo. Mit „Als Standard speichern“ übernehmen Sie die aktuellen Einstellungen als Vorlage für neue Pläne.

11 Notizen

11.1 Allgemeine Notizen

Über „✎ Notizen“ öffnen Sie ein Notizfeld für allgemeine Anmerkungen zum gesamten Plan. Die Notizen werden pro Plan gespeichert.

11.2 Zeilen-Notizen

Zusätzlich können Sie jeder Aufgabenzeile eine eigene Notiz hinterlegen – ähnlich einem Kommentar in Excel. Ein Notiz-Symbol in der linken Spalte zeigt an, dass eine Notiz vorhanden ist; per Klick öffnet sich ein kleines Fenster zum Lesen und Bearbeiten.

12 Filtern und Summen

12.1 Spalten filtern

Viele Spalten lassen sich filtern: Sie tragen im Spaltenkopf ein kleines Filtersymbol (▾). Ein Klick darauf öffnet eine Auswahlliste, in der Sie gezielt nur bestimmte Werte einblenden – etwa nach Zuständigkeit, Status oder Aufwand.

Filterbar sind: Typ, Aufgabe / Gewerk, Start, Dauer, Ende, Status in %, Farbe, Status, Lieferdatum, Zuständig und Aufwand. Die Werte werden je nach Spalte sinnvoll sortiert (numerisch, nach Datum oder alphabetisch); leere Zellen erscheinen als „(Leer)“. In der Farb-Spalte zeigt die Auswahlliste zusätzlich ein kleines Farbquadrat.

12.2 Summenzeile

Unter der Tabelle wird der Gesamt-Aufwand aufsummiert (z. B. tägliche Summe der Stunden). Ist die Gesamtsumme 0, wird die Zeile automatisch ausgeblendet.

13 Export, Import und Drucken

13.1 Excel-Export

Über ⋯ → „Export / Import“ exportieren Sie den Plan als Excel-Datei (.xlsx) zur Weiterverarbeitung.

13.2 JSON-Sicherung und -Import

• JSON-Backup: Sichert den vollständigen Plan als Datei (bis 5 MB).
• JSON-Import: Lädt eine Sicherung als neuen Plan. Existiert bereits ein Plan mit gleichem Namen, wird automatisch ein Zeitstempel angehängt.

13.3 PDF-Druck

Über ⋯ → „Drucken“ öffnen Sie die mehrseitige Druckvorschau:

• Wählen Sie im Druck-Fenster aus, welche Spalten gedruckt werden sollen; die verbleibende Gantt-Breite wird live angezeigt.
• Wählen Sie Tages- oder Wochen-Modus.
• Drucken Sie – das Format A4 Querformat mit Rändern wird automatisch gesetzt.

Auf jeder Seite werden die fixierten Spalten wiederholt; das Lieferdatum erscheint (sofern vorhanden) im Druck-Header.

Zusätzlich gibt es den einseitigen Export: Über „Als eine PDF-Seite“ wird der gesamte Plan auf eine einzige, große Seite gelegt – ideal zum Speichern als PDF und zum stufenlosen Hineinzoomen, ganz ohne Seitenumbrüche.

• Die Seitengröße passt sich automatisch an den Inhalt an, sodass alles auf eine Seite passt.
• Die Ressourcenzahlen in den Balken (Tageswerte bzw. Gesamt-Aufwand) sowie die Summenzeile am unteren Rand werden mitgedruckt.

14 Pläne teilen (öffentlicher Lese-Link)

Mit einem Freigabe-Link geben Sie einen Plan schreibgeschützt an beliebige Empfänger weiter – ganz ohne Login. Der Link zeigt immer den aktuellen Stand des Plans; spätere Änderungen sind sofort sichtbar. Empfänger können ausschließlich lesen, nichts bearbeiten.

14.1 Link erstellen und versenden

• Öffnen Sie den gewünschten Plan.
• ⋯ → „🔗 Plan teilen (Lese-Link)“.
• Auf „🔗 Lese-Link erstellen“ klicken.
• Mit „Kopieren“ den Link in die Zwischenablage übernehmen und z. B. per E-Mail versenden.

14.2 Was der Empfänger sieht

Der Empfänger öffnet den Plan im Browser und sieht oben ein Banner „🔒 Schreibgeschützte Freigabe“. Bearbeiten-Schaltflächen, Notiz-Symbole und Login entfallen. Ein Werbe-Button „Erstellt mit ProjektplanPro – Jetzt kostenlos testen“ führt Interessierte zur Startseite.

14.3 Link widerrufen oder neu generieren

• Widerrufen: Der bestehende Link wird sofort ungültig.
• Neu generieren: Erzeugt einen neuen Link; der alte funktioniert danach nicht mehr.

15 Baselines (Planstände sichern und vergleichen)

Mit Baselines halten Sie den aktuellen Stand eines Plans als Schnappschuss fest – ähnlich wie in Microsoft Project oder Asana. Später blenden Sie eine gespeicherte Baseline ein und sehen auf einen Blick, wie weit der aktuelle Plan davon abweicht. So machen Sie Terminverschiebungen (Verzug oder Vorsprung) sichtbar.

15.1 Den Baseline-Manager öffnen

Über ⋯ → „📊 Baseline-Pläne“ öffnen Sie den Baseline-Manager. Dort speichern, benennen, löschen und vergleichen Sie Ihre Baselines.

15.2 Eine Baseline speichern

• ⋯ → „📊 Baseline-Pläne“ öffnen.
• Auf „➕ Aktuellen Stand als Baseline speichern“ klicken.
• Einen Namen vergeben (Vorschlag wird angeboten) und bestätigen.

Gespeichert werden je Aufgabenzeile die Termine (Start, Ende, Dauer) zum aktuellen Zeitpunkt. Abschnitts-/Trennzeilen werden dabei übersprungen.

15.3 Eine Baseline einblenden

Klicken Sie im Manager bei der gewünschten Baseline auf „👁 Einblenden“. Im Gantt-Diagramm erscheint daraufhin pro Aufgabe ein dünner grauer Balken direkt unterhalb des Hauptbalkens – das ist der gesicherte Planstand. Mit „🚫 Ausblenden“ entfernen Sie die Anzeige wieder.

15.4 Abweichungen ablesen

Bewegen Sie den Mauszeiger über einen grauen Baseline-Balken. Ein Tooltip zeigt den ursprünglich geplanten Zeitraum sowie die Abweichung des Endtermins gegenüber dem aktuellen Plan:

• „+3 Tage (Verzug)“ – die Aufgabe endet später als ursprünglich geplant.
• „-2 Tage (Vorsprung)“ – die Aufgabe endet früher als geplant.
• „0 Tage (im Plan)“ – der Endtermin entspricht der Baseline.

15.5 Welche Baseline ist eingeblendet?

Es kann immer genau eine Baseline gleichzeitig eingeblendet werden; die aktive ist im Manager hervorgehoben. Welche Baseline angezeigt wird, ist eine reine Ansichtseinstellung und wird nicht gespeichert – nach dem Neuladen des Plans startet die Ansicht ohne Overlay.

16 Team und Zusammenarbeit

Im Team-Tarif können mehrere Personen gemeinsam an denselben Plänen arbeiten.

16.1 Rollen

16.2 Mitglieder einladen

• ⋯ → „👥 Team verwalten“.
• E-Mail-Adresse und Rolle (Bearbeiter oder Betrachter) eingeben und einladen.
• Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink (7 Tage gültig).

Pro Mitglied legen Sie über die Plan-Zugriffsverwaltung fest, welche Pläne es sehen darf.

16.3 Mehrere Konten – Account-Switcher

Gehören Sie zu mehreren Konten (z. B. Ihrem eigenen und einem Team), erscheint in der Kopfzeile ein Auswahlfeld, mit dem Sie zwischen den Konten wechseln.

16.4 Gleichzeitiges Bearbeiten – Konflikt-Erkennung

Wird ein Plan zeitgleich auf einem anderen Gerät geändert, erkennt die Anwendung den Konflikt automatisch und zeigt ein Banner an. Sie können dann die Server-Version laden oder Ihre eigene Version übernehmen.

17 Tarife und Abrechnung

17.1 Die Tarife

17.2 Tarif buchen oder wechseln

• ⋯ → „⭐ Tarif / Upgrade“.
• Zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wählen.
• Tarif auswählen und den Bezahlvorgang abschließen. Up- und Downgrades werden anteilig verrechnet.

17.3 Abo verwalten und kündigen

Über das Kundenportal verwalten Sie Zahlungsdaten und Rechnungen. Eine Kündigung wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam; bis dahin bleibt der Tarif aktiv.

18 Mobile Nutzung

Auf Smartphone und Tablet steht der Plan im Lese-Modus zur Verfügung. Sie können frei scrollen und mit zwei Fingern zoomen (Pinch-to-Zoom). Zeilen-Notizen lassen sich per Tippen öffnen und lesen. Die Bearbeitung von Aufgaben ist am Desktop vorgesehen, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.

19 Datenschutz und Sicherheit

• Beim ersten Besuch erscheint ein Cookie-Hinweis mit Verweis auf die Datenschutzerklärung.
• Impressum, Datenschutzerklärung und AGB erreichen Sie über das Dreipunktmenü sowie über die Startseite.
• Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS) und in der Cloud gespeichert; nächtliche Sicherungen schützen vor Datenverlust.
• Jeder Nutzer sieht ausschließlich seine eigenen bzw. ihm zugewiesenen Pläne.

20 Tipps und häufige Fragen

21 Tastenkürzel